Identifica el origen y el momento en que el audio está completo
Documenta qué sistema genera las grabaciones, dónde las deposita y quién administra ese acceso. Comprueba si ofrece FTP o SFTP y si entrega un archivo por conversación o varios fragmentos. También necesitas saber cómo distinguir un audio completo de otro que todavía se está escribiendo.
El flujo de VoxKPI parte de audios grabados: recepción, transcripción en español, evaluación contra la pauta y consulta de resultados. Tener una central telefónica o un CRM no confirma por sí solo la compatibilidad. El origen, los archivos y las condiciones de acceso deben revisarse para cada operación.
Acuerda el acceso con el responsable técnico
Prepara la dirección del servidor, el protocolo disponible, la carpeta de origen y el contacto técnico responsable. Revisa con ese equipo qué permisos necesita la conexión y cómo se administrarán las credenciales. Comparte secretos únicamente por el canal acordado para la configuración, nunca dentro del nombre de un audio.
FTP y SFTP son opciones de conexión que deben identificarse expresamente; no trates sus configuraciones como intercambiables. El uso de un protocolo tampoco describe todas las condiciones de almacenamiento, retención o acceso a los datos. Aclara esos puntos por separado durante la definición del servicio.
Revisa cómo se identifican campaña, ejecutivo y fecha
VoxKPI detecta el patrón de los nombres de archivo para extraer campaña, ejecutivo y fecha. Para revisar ese patrón, reúne ejemplos representativos de cada campaña y explica qué significa cada segmento. Incluye cambios históricos o excepciones; un solo nombre puede esconder variaciones relevantes.
Evita dar por resuelta la asignación solo porque el archivo llegó. La campaña determina qué pauta y umbrales se aplican. Valida que un nombre ambiguo, una campaña nueva o una fecha con distinto formato no terminen asociados a una evaluación que no corresponde.
| Elemento a revisar | Pregunta de preparación |
|---|---|
| Campaña | ¿Qué parte del archivo la identifica y quién confirma su correspondencia? |
| Ejecutivo | ¿El identificador es consistente entre archivos y períodos? |
| Fecha | ¿Qué formato y zona horaria usa el sistema de origen? |
| Variantes | ¿Qué ocurre con transferencias, reintentos o fragmentos? |
Comprueba el contenido, además del nombre
Escucha una muestra autorizada antes de configurar la evaluación. Comprueba que se entienda a ambas partes, que el archivo tenga duración coherente y que contenga la conversación que indica su nombre. Anota silencios prolongados, ruido, cortes o tramos faltantes para discutir su tratamiento.
Después contrasta el audio con la transcripción y sus marcas de tiempo. Un problema de grabación puede convertirse en una aparente omisión del ejecutivo. El equipo de calidad necesita conocer esas limitaciones antes de interpretar los puntajes como evidencia de desempeño.
Define qué hacer cuando el flujo no llega a una evaluación
Acuerda responsables y un procedimiento para archivos duplicados, vacíos, incompletos o asignados a una campaña desconocida. Pregunta cómo se detectará cada caso y qué revisión será necesaria antes de volver a procesarlo. Esta lista es una pauta de preparación, no una afirmación de recuperación automática para todos los errores.
Al revisar el tablero de VoxKPI, distingue audios cargados de audios evaluados. Un archivo recibido no equivale a una evaluación terminada. Si quedan pendientes, contrasta el estado con el responsable del flujo antes de usar ese período como base de una conclusión sobre calidad.
Qué llevar a la revisión de integración
Reúne el contacto técnico, la descripción del origen FTP o SFTP, ejemplos de nombres y audios autorizados, el volumen diario aproximado y el script en PDF de una campaña. Añade las excepciones conocidas y el responsable de validar la pauta. Con eso se puede recorrer el flujo y delimitar los pendientes concretos.
Preguntas frecuentes
¿VoxKPI se conecta automáticamente con cualquier central telefónica?
No se ofrece una integración universal. El flujo recibe audios por FTP o SFTP; se revisan el origen de las grabaciones, los archivos y las condiciones de acceso de cada operación.
¿Es necesario renombrar todos los audios?
VoxKPI detecta patrones de nombres para extraer campaña, ejecutivo y fecha. Conviene revisar ejemplos y variantes del origen para confirmar que la información puede identificarse correctamente.